طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی مدیریت طلا فروشی نیک کار

سیستم اطلاعاتی مدیریت طلا فروشی چیست ؟

سامانه اطلاعات مدیریت یا سیستم اطلاعات مدیریت (به انگلیسی: management information system - MIS) گونه ای از سیستم های اطلاعاتی رایانه ای است که جمع آوری، کنترل و پالایش داده های مورد نیاز سازمان را بر عهده داشته و با به کارگیری روش های مناسب هر سازمان، اطلاعات پالایش شده را به منظور تصمیم، برنامه ریزی و کنترل کلیه...

بخشی از متن فایل :

فصل اول- سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS)

1-1- مقدمه  

موضوع مورد بحث این فصل، مدیریت بر پایه اطلاعات است. دو عامل اساسی موجبات تحولات ودگرگونی های جنجال آفرین را فراهم می سازد. اول، استراتژی رقابت وتوانایی های آن که تغییرات سریعی در تکنولوژی را باعث شده است ودوم افزایش قدرت تکنولوژی پیشرفته بعضی از کشورها و همچنین کاهش هزینه های تولید به عنوان یک سیاست رقابت صادراتی بیشتر مورد توجه قرار گرفته است. هر دو استراتژی یاد شده ابزارهای اصلی تصمیم گیری استراتژیک مدیریت بر پایه اطلاعات وتکنولوژی فرا پیشرفته عملیات تولید هستند. سیستم های اطلاعاتی مدیریت(Management Information Systems)  در راستای تامین نیاز مدیران در جهت دستیابی موثر به این ابزارها ایجاد شده اند.

 1-2 - جمع آوری اطلاعات

امروزه با توجه به حجم وسیع اطلاعات که انسان به صورت روزمره با آن ها روبروست، روشن است که ذخیره سازی اطلاعات مورد نیاز تنها در حافظه انسان عملاً ممکن نیست.

جوامع پیشرفته در مسیر دستیابی به تکنولوژی اطلاعات هستند . مسیری که حرکت در آن دارای نرخ شتاب بسیار بالایی است. بعضی از عوامل موثر و پیشرفت های تکنولوژیکی که در بخش های اطلاعاتی بوجود آمده است، عمدتا در تجارت موثر واقع شده اند که ذیلاً به آن اشاره می کنیم:

1-    فراوانی کامپیوترهایی که مدیران و عموم مردم را در انجام فعالیت هایشان یاری می دهد.

2-    توسعه ارتباطات از راه دور که از تکنولوژی ماهواره ها ، بانک های اطلاعاتی وشبکه های بین المللی اطلاعات نشات می گیرد.

3-    توسعه و افزایش ریز کامپیوترها با قیمت های مناسب و امکانات گسترده که موجبات سهولت و سرعت محاسباتی و ذخیره و بازیابی اطلاعات را در محل کار و منازل فراهم کرده است.

4-    دسترسی آسان به ترمینال ها ورابط های مخابراتی جهت برقراری موثر و سریع ارتباطات.

پیدایش کامپیوترهای متفکر و ایجاد سرعت در انجام امور و در عین حال ایجاد قابلیت های جدید.

 1-3- سیستم اطلاعات مدیریت

 سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان به عهده دارد به طریقی که با سازماندهی و انتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران آماده سازد ، سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود. در گذشته منابع اطلاعاتی مدیران اتفاقی و غیر مطمئن و از طرق مختلف وگوناگون بود،از این رو اطمینانی از درستی اطلاعات در دست نبود. با توسعه کامپیوترهای با ظرفیت ،سرعت ودقت بالا در اواسط قرن بیستم تکامل وکاربرد مفاهیم سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) روندی دیگر و با سرعتی بیشتر توسعه یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات وفعالیت ها و وظایف سازمان های تجاری دنیا به شرح زیر شد:

1- مدیریت متمرکز و تکیه بر محورهای تمرکز اطلاعات و بهره گیری از تکنولوژی پیشرفته.

2- طراحی اطلاعات و ارایه گزارش های لازم برای اتخاذ تصمیم مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل سازمان.

3- طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها.

مجموعه این فعالیت ها MIS یا سیستم های اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود. هدف سیستم های اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارایه واداره اطلاعات وکاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم های بازخور اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است.

1-4-1-قدم های بسط و توسعه MIS

برای ایجاد و توسعه سیستم ها به منظور اجرای MIS در مرحله اول باید تعریفی دقیق از MIS داشت. سپس نیازها تعیین و اهداف اجرایی سیستم در رابطه با MIS مورد نظر و زیرمجموعه سیستم اطلاعاتی مدیریت مشخص شوند.  نهایتاً طرح تحقق پذیری یا نقشه مراحلی را که باید اجرا شوند همراه با افراد مسئول هر مرحله و ارزش هر کار و زمان برنامه تعیین شوند. هنگامی که چگونگی تحقق پذیری طرح به تصویب مدیریت برسد، آنگاه مفهوم کلی MIS برای بازبینی و تصویب بازنگری می شود. پس از تصویب طرح، جزییات کاری طرح تهیه می شوند. هنگامی که جزییات طرح تصویب شوند، آنگاه MIS جدیدی برقرار می شود و بهنگام در می آید و نگهداری می شود. گرچه مراحل فوق جدا از یکدیگر به نظر می رسد، لیکن درواقع یک مجموعه مرتبط است.

1-4-2- سازماندهی سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان های تجاری

بسط وتوسعه MIS فرایندی اساسی است و برای انجام آن به افراد متخصص و حرفه ای نیاز است. بنابراین برای ایجاد یک MIS به کار گروهی و سرپرستی آن توسط یک مدیر و متخصص نیازمندیم. اگرچه مدیران و جمعی از متخصصین مختلف در طراحی MIS شرکت خواهند داشت ، اما مسئولیت مستقیم طرح متوجه مدیر MIS است. برای یک چنین  مسئولیت مهمی مدیر MIS باید با تسلط فنی و وقوف کامل بر وظایف، نفوذی معنوی و علمی بر تمام سطوح مدیران بیابد.

یکی از اهداف مورد نظر مدیران افزایش کیفیت تولید محصولات به همراه بهبود انگیزه های شغلی در کارکنان است. کمک جهت نیل به این هدف از اهم وظایف مدیر MIS است و رسیدن به آن مهمترین عامل توفیق MIS محسوب می شود. ارایه گزارش های مدیریتی نقش بسزایی در تصمیم گیری مدیریت جهت نیل به این اهداف به عهده خواهد داشت.

1-4-3- جایگاه سیستم اطلاعاتی مدیریت  در سازمان

عملاً مدیر MIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یا معاون ارشد گزارش می دهد. در بسیاری از شرکت ها شاخه معاونت MIS به وجود می آید که گزارش خود را مستقیما به مدیریت عالی ارایه می کند. در نوع دیگر ساختار سازمانی تمام فعالیتهای MIS در سطوح شرکت متمرکز می شود. مدیر MIS در این جا همطراز سایر معاونین شرکت است

این حالت شامل شرکت ها با وظایف مختلف است

نیاز مدیران به سیستم های اطلاعاتی مدیریت

واژه مدیریت با مفاهیمی مختلف تعبیر و تفسیر شده است . اگر هر پژوهشگر از ده نگرش مختلف در جستجوی یک معنای واحد برای واژه مدیریت باشد، به ده تعریف اما با نکات و اصول مشترک می رسد. اغلب این تعاریف در نکاتی فصل مشترک دارند که از آن ها واژه ها و وظایف کاربردی منبعث می شوند.

الف) برنامه ریزی

طرح ها در سطوح مختلف و سلسه مراتب سازمانی با هدف دستیابی به اهداف مشترک و از قبل تعیین شده تعریف می شوند. این سطوح طرح های بلند مدت و کوتاه مدت نامیده می شوند. برنامه ریزی به منظور استفاده از منابع سازمان برای نیل به اهداف سازمان و بهینه سازی هزینه ها صورت می گیرند و به عنوان اولین وظیفه مدیریت شناخته شده است.

ب) سازماندهی

یک مدیر برای اجرای برنامه ها نیازمند به سازماندهی منابع فیزیکی، مادی و انسانی است. لذا باید وظایف مشخص، مسئولیت ها معلوم، بودجه تعیین و در معیار زمان تنظیم شوند. برای انجام این وظایف، مدیر همچنین نیازمند آگاهی از سازمان و انجام امور در دیگر قسمت هاست به نحوی که بتواند اقدامات لازم را به اجرا درآورد.

پ) رهبری و ایجاد انگیزه

وظیفه دیگر مدیریت تحقق پذیری برنامه هاست . سازمان نیازمند به هماهنگی و راهبری فعالیت ها که در جهت وظایف تعیین شده است. بزرگترین دغدغه مدیریت ایجادانگیزه در کارکنان است. مساله اساسی این است که یک مدیر باید یک سیستم ارتباطی موثر بین کارکنان سازمان برقراری کند. والبته انجام این مهم با ایجاد یک ساختار سیستم اطلاعاتی مدیریت موثر می تواند به صورتی کارا و بهینه میسر شود.

ت) گزارش دهی

برای پیگیری اقدامات انجام شده در زمینه امور اجرایی کارکنان باید مرتباً و به طور مستمر از جریان پیشرفت کار به مدیریت گزارش دهند. در مرحله برنامه ریزی تعیین اهداف صورت گرفته است و هر تغییری نیاز به عملیات اصلاحی در برنامه دارد. اغلب اهداف سازمان به صورت یک سیستم کنترل برنامه و بودجه طراحی و متغیرها در بودجه های  قسمتی یا عملیاتی با طراحی گزارش های مدیریت استراتژیک تهیه می شوند.

ث) کنترل

هر گزارشی که به مدیریت داده شود، ممکن است باعث تغییراتی در برنامه و بودجه شود، بنابراین طرح ها معمولاً به تجدید نظر و بازنگری نیاز دارند و ساختار سازمانی نیز باید با آن هماهنگ باشد. این وظیفه به عنوان کنترل سیستم خوانده می شود. اگر تاخیر در عملیات وجود دارد، باید تصمیمات مقتضی گرفته شود. چنین تصمیماتی نیاز به اطلاعات کنترلی دارند که بازتاب مدیریت نامیده می شود. این وظیفه از جمله وظایف سیستم های اطلاعاتی مدیریت است.

1-6- تعریف سیستم

سیستم شامل مجموعه ای از اجزاست، و دستیابی به عملکرد بهینه  اجزاء زمانی میسر است که سیستم در مجموع و کل به صورتی بهینه عمل کند. بنابراین تعریف ساده ای از سیستم که در سیستم های اطلاعاتی مدیریت می تواند کار برد داشته باشد ، عبارتست از : سیستم سازماندهی عواملی است که بر یکدیگر تآثیر دارند و برای دستیابی به هدف یا اهدافی مشترک عملیات پردازش را برروی داده ها و همچنین اطلاعات خام به صورت فردی یا در مجموع در یک زمان یا زمان های مختلف انجام می دهد تا ستاده مورد نظر بدست آید. عوامل کنترلی به عنوان بازوهای بازتابی سیستم عمل می کنند .

1-7- تکنولوژی اطلاعات

تکنولوژی اطلاعات (IT ) واژه ایست که در سال های 1970 پدید آمد که در برگیرنده دو موضوع محاسبات (COMPUTING )  و ارتباط (COMMUNICATION  ) بود. تعابیر مختلفی با بر خوردهای متفاوتی در زمینه تکنولوژی اطلاعات عنوان شده است. گستره این تعابیر از پردازش اطلاعات اداری تا معنای وسیع کاربرد کامپیوتر در امور تولید از قبیل استفاده از رباتها و کنترل از راه دور بوده است. مفهوم تکنولوژی اطلاعات عبارت از آن جنبه هایی از تکنولوژی است که سیستم های پردازش اطلاعات بازرگانی را در بر می گیرد. منظور از بازرگانی معنای اعم آن است که ارایه خدمات و کالا می باشد.

1-8- تحولات آینده و روند تکاملی در امر پردازش و مدیریت اطلاعات

1-    در حال حاضر مدیران به خود کفایی و خود اتکایی اطلاعات رسیده اند، زیرا اکنون شخصاً می توانند بسیاری از امور را با استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری انجام دهند.

2-     مدیران نیازمند ارتباط تنگاتنگی با سازمان خود هستند و از طریق استفاده از کامپیوتر این امکان به راحتی پدید می آید.

3-    سهولت انجام امور بانکی در منزل، خرید کالای مورد نیاز بدون مراجعه به فروشگاه ها و تحقق سیستم های اطلاعاتی مدیران.

کامپیوترهای اولیه به پردازش اطلاعات عددی مانند لیست های حقوق و دستمزد و حسابداری می پرداختند، درحالی که امروزه با استفاده از کلمه پردازها (word processors  ) نوشته ها نیز پردازش می شوند و حتی انتقال و نگهداری تصاویر و متون با استفاده از ماشینهای تصویر یا نمابر (facsimile  ) و کامپیوترها به راحتی صورت می گیرد و حتی پردازش سریع و آسان اطلاعات نیز در شرف دستیابی است.

پردازش اصوات با استفاده از تلفن و کارت های صدای کامپیوتری و نیز اتصال خطوط تلفن به کامپیوترها به ذخیره سازی و پردازش و بازیابی آن تحول یافته است. اما دهه 1990 سال های ادغام اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات بود که آن را پشت سر گذاشته ایم و دهه اول قرن جدید، سال های ارتباط صوتی با کامپیوترها جهت پردازش های یاد شده خواهد بود.

ه- مرحله پنجم : پیاده سازی و اجرا (Implementation)

این مرحله انتقال واقعی طراحی سیستم پایگاه های اطلاعات و برنامه نویسی به دنیای عمل و اجراست. آغاز آن با نصب سخت افزار و پایانش با جانشین سازی کامل سیستم جدید بجای سیستم قدیم است. از آنجا که در این مرحله مسایل روابط انسانی با دقت زیادی برنامه ریزی و مدیریت می شوند، مشکلات کمتری بر سر راه این مرحله به وجود می آید.

مدیریت پروژه ( Project Management ) : برنامه ریزی و زمان بندی دقیق منابع (انسانی و تجهیزات) و بودجه با استفاده از شبکه مسیر بحرانی (CPM) صورت می گیرد تا دقت و کارایی در زمان و هزینه مشخص شود

و...